Informes e KPIs dunha axencia inmobiliaria: que números mirar cada semana

A reunión dos luns en moitas axencias comeza igual: cada responsable de oficina abre a súa propia folla, calcula de memoria cantas visitas fixo o seu equipo a semana anterior e ninguén contrasta a cifra porque ninguén ten outra coa que comparala. Non é que falten datos —o calendario e a ficha de cada propiedade rexístranos un a un, todos os días—, é que ninguén os xuntou antes de entrar na sala. Os KPIs que de verdade compre revisar cada semana nunha axencia inmobiliaria son poucos e concretos: leads novos, visitas axendadas fronte ás realizadas, propiedades que cambian de estado —publicada, reservada, vendida— e as que levan semanas sen moverse.

Ese resumo non fai falta construílo desde cero cada luns pola mañá. Se a carteira, os contactos e o calendario xa viven no mesmo sitio, os números para a reunión saen de aí directamente, en vez de depender de que cada oficina encha a súa propia plantilla a tempo. O módulo de Informes de RealEstateCRM parte xusto desa idea: amosar a actividade da axencia sen que ninguén teña que recompilala a man oficina por oficina.

Os catro números que marcan a semana

O primeiro é cantos leads novos recibiu a axencia e cantos deles xa tocou alguén do equipo, porque un contacto que leva tres días sen resposta arrefríase igual de rápido teña ou non un bo piso que ofrecerlle. O segundo son as visitas: cantas se axendaron fronte a cantas se realizaron de verdade, unha diferenza que na maioría das axencias é maior do que calquera diría de memoria, e que adoita delatar máis un problema de seguimento telefónico que de interese real do comprador.

O terceiro é o movemento da carteira: cantas propiedades pasaron de publicada a reservada e de reservada a vendida esa semana, oficina por oficina. O cuarto, menos vistoso pero igual de importante, é a lista de propiedades que non se moveron nun mes: non para presionar a ninguén, senón porque un piso parado adoita precisar un cambio de prezo, de fotos ou de descrición, e esa decisión é moito máis doada de tomar coa lista diante que confiando en que alguén se acorde de revisala.

Que amosa hoxe o módulo de Informes

No CRM ese resumo vive no módulo de Informes, que reúne a actividade da axencia, as tendencias da carteira e as zonas con máis oferta e demanda sen que ninguén teña que teclear un número a man. Como toda esa información sae dos mesmos datos que xa se cargan ao dar de alta unha propiedade, axendar unha visita ou rexistrar un contacto, non fai falta levar un caderno á parte só para a reunión semanal: o dato de orixe e o informe que o resume viven no mesmo sitio.

Cando o número que fai falta non está tal cual na pantalla —cruzar visitas por comercial co prezo medio da zona, por exemplo— o módulo permite exportar a CSV ou Excel e seguir a análise fóra do CRM, sen copiar os datos a man desde cada ficha. Iso significa que a folla de cálculo non desaparece do todo: cambia de función, de ser o único sitio onde vive o dato a ser o destino puntual dunha análise que non está pensada como pantalla fixa.

Comparar oficinas sen sete lapelas abertas

Nunha axencia cunha soa oficina, manter o resumo semanal nunha folla de cálculo é tedioso pero posible. En canto hai dúas ou tres oficinas, cada unha co seu responsable e o seu propio criterio para encher a plantilla, o problema deixa de ser o tempo e pasa a ser a comparación: unha oficina conta como «visita» o que outra conta como «visita confirmada», e o número que chega a dirección xa non compara o mesmo entre sedes. Centralizar esa cifra nun único módulo de informes, alimentado polos mesmos campos que enche cada comercial ao rexistrar unha visita, elimina esa discrepancia de raíz: todas as oficinas suman co mesmo criterio porque non hai outro criterio posible dentro do CRM.

Un caso: a reunión dos luns con dúas oficinas

Unha axencia con oficina en Vigo e na Coruña levaba a reunión semanal repartida en dúas follas distintas, unha por sede, que alguén de dirección tiña que fusionar a man o domingo pola noite para ter algo que presentar o luns ás nove. A fusión non era só tediosa: cada folla levaba semanas diverxendo en como contaba unha visita cancelada, así que comparar o rendemento das dúas oficinas mes a mes convertérase, na práctica, en comparar dous criterios distintos disfrazados dun mesmo número.

Ao centralizar propiedades, contactos e calendario no CRM, a reunión dos luns pasou a abrir directamente o módulo de Informes: mesmas visitas, mesmo criterio, as dúas oficinas unha ao carón da outra. A fusión manual do domingo desapareceu, e con ela a discusión previa a cada reunión sobre que folla tiña a cifra «boa».

Este resumo semanal convive co resto de módulos do CRM —Propiedades, Contactos, Calendario— que son os que alimentan cada número sen que ninguén teña que copialo a man. Se a túa axencia aínda reparte eses datos entre varias follas de cálculo, pode interesarche ler antes os sinais de que chegou o momento de cambiar de Excel a un CRM.