Bandexa de mensaxes de contacto: responder aos formularios da túa web sen perder ningún

Un venres ás seis da tarde, alguén enche o formulario da web dunha axencia de Alacante preguntando por un piso de tres cuartos. O aviso cae no correo xeral da oficina, onde conviven facturas, newsletters de portais e respostas de provedores. A persoa que o revisa está de visita ata as oito. O luns, esa mensaxe é a corenta e pico da lista e leva tres días sen resposta. O comprador, mentres tanto, xa falou con outra axencia.

Para xestionar os formularios de contacto dunha inmobiliaria sen perder ningún fai falta unha bandexa de entrada propia, separada do correo xeral, onde cada mensaxe conserve o seu estado e se vexa dun chisco cales seguen sen ler. En RealEstateCRM esa bandexa é o módulo de Mensaxes: recolle o que entra polos teus formularios, con filtro de non lidos e un estado por mensaxe.

O correo compartido non é unha bandexa de entrada

Case todas as axencias comezan igual: o formulario da web manda un correo a un enderezo tipo info@ e alguén ocúpase de miralo. Funciona mentres entran tres consultas por semana. Deixa de funcionar cando ese mesmo enderezo recibe ademais todo o demais, e cando quen o vixía ten outras cousas que facer, que nunha oficina pequena é sempre.

O fallo non é de disciplina. Un correo lido por erro, unha mensaxe que alguén abre «para velo logo» ou unha resposta que queda en borradores desaparecen igual de ben que un ignorado, porque o correo non distingue entre «vinno» e «resolvino». E se dúas persoas o teñen aberto, ninguén sabe se o outro xa contestou.

Non lido, lido, atendido: tres situacións distintas

O que cambia cunha bandexa dentro do CRM é que cada mensaxe ten un estado propio. O filtro de non lidos responde á pregunta máis urxente do día, que entrou que ninguén mirou aínda, e faino en dous segundos, sen buscar entre centos de correos. É o primeiro que convén abrir cada mañá, antes ca a axenda e antes có teléfono.

O estado da mensaxe serve para a segunda pregunta, a que máis se esquece: que mirei pero aínda non contestei. Unha mensaxe aberta e sen resposta é peor ca unha sen abrir, porque dá a falsa sensación de que alguén se está ocupando. Velo marcado como pendente nunha lista que comparte toda a oficina fai que se note cando unha consulta leva demasiado tempo parada.

Da mensaxe ao contacto: que a consulta non quede na bandexa

Unha bandexa só serve se o que entra acaba nalgún sitio. Cando a mensaxe é de alguén que busca piso, o natural é que pase a ser un contacto cos seus intereses e o seu historial, e que a chamada de seguimento quede apuntada na axenda. Se todo iso se fai a man, copiando datos dun correo a unha folla, a bandexa volve ser un caixón onde as cousas se perden, só que máis bonito.

Por iso a bandexa ten máis sentido dentro do mesmo programa cás fichas de contactos e o calendario ca fóra del. Contestas, abres ou creas a ficha desa persoa, deixas a acción para o martes e a mensaxe queda como resolta. Tres pasos seguidos, sen cambiar de aplicación nin de lapela.

Un caso: o luns con once formularios

Imaxina unha axencia de catro comerciais que amence un luns con once formularios acumulados da fin de semana. Co correo compartido, o primeiro que chega le-os na orde en que aparecen, contesta a cinco e deixa o resto para despois da reunión de equipo. Ao mediodía, ninguén lembra cales eran.

Coa bandexa, a persoa que abre o CRM filtra por non lidos, ve os once, repártaos nun minuto segundo zona ou tipo de inmoble e cada comercial pecha os seus antes de saír á primeira visita. Ao final da mañá, a lista de pendentes está baleira ou sábese exactamente quen ten que. É pouco, pero é xusto o que o correo compartido non dá.

Se queres ver onde encaixa a bandexa co resto, o módulo de Mensaxes está entre o demais que inclúe o CRM e apóiase nas fichas de contactos e propiedades. Para que a consulta non se arrefríe despois de contestala, pode servirche repasar como facer o seguimento dos leads inmobiliarios. E se aínda dubidas de se a túa axencia necesita un CRM, RealEstateCRM está pensado para que ningún formulario quede sen resposta por falta de sitio onde miralo.